○松前町電子計算組織に関する事務取扱要綱

平成11年3月24日

訓令第4号

(趣旨)

第1条 この事務取扱要綱は、松前町個人情報保護条例(平成17年条例第1号。以下「条例」という。)の施行に関し、電算組織に関する事務取扱いについて、必要な事項を定める。

(定義)

第2条 この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 記録媒体 磁気ディスク、光ディスク、カートリッジテープ、フロッピーディスク等情報を記録する媒体及び装置をいう。

(2) ドキュメント システム設計書、操作手引書、プログラム説明書、コード一覧表、その他の電算処理の要領を定めた文書及び仕様書をいう。

(3) データ 電算処理に係る入出力帳票、記録媒体及びその他の媒体に記録されたものをいう。

(4) システム 目的を達成するため、処理する業務内容を分析し、電子計算機によりデータ処理ができるデータの流れの様式をいう。

(5) オペレーション 電子計算機手引書に基づき一連の処理を行うことをいう。

(6) ファイル 情報の集まりを電算処理に利用しやすいよう整理され蓄積されているものをいう。

(7) パスワード 電子計算機の取扱員を個々に特定するための暗証番号

(8) ネットワーク 複数の電子計算機で情報通信を行うことができるように接続すること又はそのための設備のことをいう。

(9) サーバ ネットワークの中心となる電子計算機のことをいう。

(電子計算組織管理者)

第3条 松前町電子計算組織管理運営委員会規程(平成17年訓令第11号。以下「規程」という。)第3条第1項第2号に規定する電子計算組織管理者は、規則に定めるもののほか電子計算組織の適正な管理を図るため次のことを行う。

(1) 記録媒体、ドキュメント、データ、オペレーション、ファイルの管理に関すること。

(2) 電子計算機室(以下「電算室」という。)の管理及び保安に関すること。

(3) 事故の防止、調査及び復旧に関すること。

(4) その他情報保護に必要と認める事項に関すること。

(電子計算組織端末管理者)

第4条 規程第3条第1項第3号に規定する電子計算組織端末管理者は、規則に定めるもののほか次のことを行う。

(1) 所管に属する電子計算組織及びドキュメント、データ、オペレーション、ファイルの管理に関すること。

(2) 事故防止の周知徹底に関すること。

(3) 電子計算組織管理者への事務報告及び事故の復旧に関すること。

(4) その他電子計算組織管理者から指示を受けた事項に関すること。

(取扱員)

第5条 電子計算組織端末管理者は、電子計算組織、ドキュメント、データ、オペレーション、ファイルの的確な取扱いを図るため、端末機取扱員(以下「取扱員」という。)を指定し、電子計算組織管理者に取扱員指定報告書(様式第1号)を提出するものとする。

2 取扱員は、電子計算組織端末管理者の命を受け又は承認を得て、電子計算組織を利用し、データの取扱い及びオペレーションを行うものとする。

(保安措置)

第6条 電子計算組織管理者は、電算室における火災その他の災害及び盗難にそなえて、次の保安措置を講じなければならない。

(1) ネットワーク及び情報システムの取付けを行う場合は、火災、水害、埃、振動、温度、湿度等の影響を可能な限り排除した専用の収納ボックス等に入れ、容易に取り外せないよう固定すること。

(2) 戸籍情報等の重要なサーバは二重化し、主要となるサーバに障害が発生した場合には速やかに予備のサーバに移行させ、システムの運用が停止しないようにすること。

(事故発生時等の対策)

第7条 電子計算組織端末管理者は、電算処理の実施に当たり事故が発生した場合又は発生するおそれがある場合は、ただちに電子計算組織管理者に通知してその経緯及び被害状況を報告するとともに、復旧等のための必要な措置を講じなければならない。

(保管)

第8条 電子計算組織管理者は、記録媒体及びドキュメントについて、その重要度に応じて耐火金庫に保管し、又は予備記録を作成し、これを別に保管しなければならない。

2 記録媒体は、作成から廃棄に至るまでの経過を磁気記録カード(様式第2号)により記録しなければならない。

3 入力原票及び出力帳票の管理は、当該帳票に係る業務を所管する電子計算組織端末管理者が責任を負うものとする。ただし、電算処理作業のため電算室に受入保管しているものは電子計算組織管理者が責任を負うものとする。

(正確性の確保)

第9条 電子計算組織端末管理者は、ファイルされている個人情報の正確性の確保のため、常に関係資料への突合など、正確性かつ最新情報の維持に努めなければならない。

(データの利用及び管理)

第10条 電子計算組織管理者は、取扱員が行う電算処理について、当該所管する業務範囲のデータについてのみ利用されるよう措置し、その利用状況を把握するため、取扱員及び取扱内容を記録媒体に記録しなければならない。

2 条例第8条第5号の規定により、各課の課長等(以下「所管課長等」という。)は、電算処理する業務で他の課等に属するデータを一時的に利用するときは、データ利用承認申請書(様式第3号)によりその利用するデータに属する電子計算組織端末管理者の承認を得なければならない。

3 条例第8条第6号の規定により、電算出力したものを実施機関以外のものに提供する場合は、電算出力承認申請書(様式第3号の2)により電子計算組織総括管理者及びその利用するデータに属する電子計算組織端末管理者の承認を得なければならない。ただし、軽易な事件については、電子計算組織管理者がこれを専決することを妨げない。

4 第2項において、その事務の遂行にあたって個人データの誤りを発見したときは、当該個人データを管理する電子計算組織端末管理者へデータ修正連絡票(様式第4号)を提出しなければならない。

5 前項の連絡を受けた電子計算組織端末管理者は、ただちに内容を調査し、その事実が確認された場合は、訂正し、正確性の確保に努めなければならない。

(端末機の操作)

第11条 端末機は、次の各号に掲げる場合を除き、みだりに操作してはならない。

(1) 電子計算組織管理者が、指定し又は承認した事務を行うとき。

(2) 職員の教育訓練を行うとき。

(3) 保守点検を行うとき。

2 端末機からの画面印刷(ハードコピー)は、次に掲げる場合を除き、とってはならない。

(1) 証明書を出力する場合

(2) その他電子計算組織管理者が業務上特に必要があると認める場合

3 端末機の操作は、勤務時間内(正規の勤務時間外に勤務することを命じられ勤務した時間を含む。)とする。

(ソフトウェア等の取扱い)

第12条 電子計算組織端末管理者及び取扱員は、端末機にソフトウェア等をインストール又はアンインストールしてはならない。ただし、特別な理由により、ソフトウェアインストール等申請書(様式第5号)を提出して電子計算組織管理者の承認を受けたものは、この限りでない。

(フロッピーディスク等の使用禁止)

第13条 電子計算組織端末管理者及び取扱員は、住民記録、税などの重要な個人情報の操作のできる、端末機の装置又は端末機と接続した装置によりフロッピーディスク等の記憶媒体を使用してはならない。ただし、特別な理由により、フロッピーディスク等使用申請書(様式第6号)を提出して電子計算組織管理者の承認を受けたものは、この限りでない。

(パスワードの管理)

第14条 電子計算組織管理者は、電子計算組織端末管理者及び取扱員にパスワードを設定しなければならない。

2 前項のパスワードは、原則として毎年4月1日に更新するものとする。

3 電子計算組織管理者は、端末機についてのパスワードの使用状況を的確に把握し、これを適正に管理しなければならない。

4 電子計算組織端末管理者及び取扱員は、パスワードに関し次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1) パスワードを秘密にし、パスワードの照会等には一切応じないこと。

(2) パスワードのメモを作らないこと。

(3) 情報システム又はパスワードに対する危険の恐れがある場合には、速やかに電子計算組織管理者に報告しなければならない。

(4) 端末機に個人のパスワードを記録させないこと。

(5) 他の電子計算組織端末管理者及び取扱員との間で、それぞれに設定されたパスワードを共有しないこと。

(電算室の使用計画)

第15条 所管課長等は、電算室を使用するときは、毎年4月末日までに電算室使用計画書(様式第8号)を電子計算組織管理者に提出しなければならない。ただし、提出した後に変更が生じた場合は、随時変更協議をしなければならない。

2 電子計算組織管理者は、前項の計画に基づき翌年度の年間使用計画を策定し、所管課長等に通知するものとする。

3 所管課長等は、第1項の作業を実施するに当っては、電子計算組織管理者の指示に従い事務を処理しなければならない。

4 所管課長等は、入出力帳票等により入出力された項目を検査し、誤りを発見したときは、速やかに訂正のための措置を講じなければならない。

(システム変更及び新規開発)

第16条 所管課長等は、既に電算処理されている業務で、制度の改正等によりシステムの一部を変更しようとするとき又はシステムの新規開発(パッケージソフトの購入を含む。)をしようとするときは、電子計算組織管理者に協議しなければならない。

(電算室への立入制限)

第17条 電子計算組織管理者は、電算担当職員以外の者を電算室へ立入らせてはならない。ただし、必要があると認めたときは、電算担当職員立会のもとにこれを認めることができる。

2 電子計算組織管理者は、電算室への立入りに関する記録を整理しておくものとする。

(委任)

第18条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。

この要綱は、平成11年4月1日から施行する。

(平成16年9月1日訓令第5号)

この訓令は、平成16年9月1日から施行する。

(平成17年4月1日訓令第10号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(平成19年12月6日訓令第9号)

この訓令は、公表の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。

(平成21年3月31日訓令第16号)

この訓令は、公布の日から施行する。

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様式第7号 削除

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松前町電子計算組織に関する事務取扱要綱

平成11年3月24日 訓令第4号

(平成21年3月31日施行)