○松前町文書管理規程
平成10年3月31日
訓令第2号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、法令その他特別の定めがあるものを除くほか、本町の文書の取り扱いについて、基本的な事項を定めることにより、事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(文書取り扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(1) 文書 公文書として、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録。以下「電子文書」という。)をいう。
(2) 課 松前町事務分掌規則(平成21年松前町規則第16号)第2条に規定する課をいう。
(3) 庁内文書 課内若しくは他課を対象に発信し、又は収受した文書をいう。
(4) 庁外文書 庁内文書以外の文書をいう。
(5) 供覧 決裁又は決定を要しない事案であるが、参考のため又は指示を受けるため、所属上司又は関係課の閲覧に供することをいう。
(6) 回議 決裁、決定又は承認を得るため、文書をその権限のある者に回付することをいう。
(7) 合議 決裁を受けるべき事案が、2以上の課に関係があるとき、関係課に回議することをいう。
(8) 決裁 松前町事務決裁規程(昭和62年規程第2号)第2条第1号に規定する決裁、松前町教育委員会事務決裁規程(昭和62年教委規程第1号)第2条第1号に規定する決裁及び町長又はその委任を受けた者が、その権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。
(9) 未処理文書 収受文書又は配布文書でなんらの処理もなされていないものをいう。
(10) 未完結文書 起案した文書で、いまだ決裁(供覧及び議決を含む。以下この号及び次号において同じ。)に至らず、又は決裁を得たが、いまだ施行されず、かつ、事案の処理が完結しないものをいう。
(11) 決裁済文書 決裁を得たが、いまだ施行されず、かつ、事案の処理が完結しない文書をいう。
(12) 完結文書 一定の手続に従って施行され、かつ、事案の処理が完結した文書をいう。
(13) 保存文書 完結文書で、別表に規定する第1種から第5種までに定める期間、文書担当課長又は主管課長若しくは主管室長若しくはこれらに準ずる組織の長(以下単に「主管課長」という。)において書庫等で保存するものをいう。
(14) 保管文書 保存文書以外の文書で主管課長において事務室内で保管するものをいう。
(15) 総合行政ネットワーク 地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークであって、国の各府省庁を結ぶ府省庁間ネットワークとも接続するネットワークをいう。
(16) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの文書交換システム(以下「交換システム」という。)により交換する電子文書をいう。
(17) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(18) 電子メール 総合行政ネットワーク文書をパーソナルコンピュータを利用して配信する手段をいう。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によって制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定によって制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令等の規定に基づき一定の事項を公示するもので、公示により一定の法的効果を伴うもの
イ 公告 一定の事項を周知させるため公示するもので、告示以外のもの
(3) 令達文書
ア 訓令 所属機関に対し、指揮及び命令するもの
イ 通達 所属職員に対し、指示及び命令するもの
ウ 達 特定の個人又は法人その他の団体に対し、特定の事項を命令するもの
エ 指令 個人又は法人その他の団体からの申請その他の願いに対し、指示し、又は命令するもの
(4) 一般文書
ア 上申 上司又は国及び県に対し、意見又は事実を述べるもの
イ 内申 上司又は国及び県に対し、申告するもの
ウ 副申 上司又は国及び県に対し、進達する文書に意見を添えるもの
エ 申請 上司又は国及び県に対し、許可、認可等の行為を請求するもの
オ 伺 上司又は国及び県に対し、その指揮を請求するもの
カ 報告 上司又は国及び県に対し、事実を報告するもの
キ 届 上司又は国及び県に対し、一定の事実を届け出るもの
ク 通知 相手方に事実を知らせるもの
ケ 照会 相手方に対し、事実意見等について回答を求めるもの
コ 回答 協議又は依頼若しくは照会に対し、同意、承諾等の意思又は事実若しくは意見等を答えるもの
サ 依頼 上下関係のない相手方に対し、その義務に属さない行為を求めるもの
シ 送付 物件を相手方に送達し、その受領を要求するもの
ス 証明 一定の事実を証明するもの
セ 復命 上司から命ぜられた用務の結果その他を報告するもの
(重要文書及び一般文書)
第5条 重要文書及び一般文書の基準及び種類については、次のとおりとする。
(1) 重要文書 次に掲げる文書のうち、重要で再製できないものをいう。
ア 法規文、公示文及び令達文
イ 町議会等議案原議及び関係文書
ウ 国等の行政機関からの覚書、指令、通達、許可書及び認可書等
エ 議事録、会議録
オ 協定書、契約書、権利の得喪に関する文書、委任状その他これに準ずるもので証拠書類として保存しなければならない文書
カ 訴訟、登記に関する文書
キ 町行政の基本的な計画に関する文書
ク 町の歴史的記録又は資料
ケ その他これらに類する文書
(2) 一般文書とは、前号以外の文書をいう。
(秘密文書)
第6条 文書のうち、庁内又は特定の者以外に公表してはならない文書は、秘密文書として、その取扱いに注意しなければならない。
(文書担当課長の職務)
第7条 文書担当課長は、町における文書事務の全般を総括するとともに、庁外文書の受領、配布及び発送並びに文書の保存の事務を掌理する。
2 文書担当課長は、主管課長に対し、当該課の文書事務の処理についてその報告を求め又は文書の提出を求める等、常に調査を行いその指導を行なわなければならない。
(電子文書取扱者の設置等)
第7条の2 文書担当課長は、電子文書取扱者を定め、総合行政ネットワーク文書等に関する事務を処理させることができる。
(主管課長の職務)
第8条 主管課長は、常に主管課内における文書事務の取扱いが文書取扱いの原則に従って行われるよう務めなければならない。
(文書主任)
第9条 文書事務を円滑適正に処理するため、課に文書主任を置く。
2 文書主任は、主管課長が指名する。
4 文書主任は、課等の長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の受付、配布に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理、製本、保管に関すること。
(4) その他文書に関すること。
(電子文書取扱者の職務)
第9条の2 電子文書取扱者は、総務課長の指示に基づき、次に掲げる事務を処理する。
(1) 総合行政ネットワーク文書等の収受及び配布に関すること。
(2) 総合行政ネットワーク文書の発送に関すること。
(3) 電子署名に関すること。
第2章 文書の記号及び番号
(文書記号及び文書番号)
第10条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届け書(重要なものは除く。)及び定例的な報告書
(2) 証明に関する文書
(3) 軽易な文書
(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書
(5) 文書記号等を付けることを要しないように様式に定められている文書
(6) 前号に掲げるもののほか、文書記号等を付ける必要がないと主管課長が認めた文書
2 文書記号は、課等の名称の頭文字に松の字を冠したものとする。
3 文書番号は、毎年4月から翌年3月までの一連番号とする。ただし、同一事件については、その事件の完結するまで同一番号を用いることができる。
4 文書番号は文書件名簿による整理番号を用いるものとする。
(条例等の記号及び番号)
第11条 条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号を付するものとする。
2 前項の記号は、それぞれ「松前町条例」、「松前町規則」、「松前町告示」及び「松前町訓令」とする。
3 第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の交付の順序に従い、暦年による一連番号により付けるものとする。
4 町議会に提出する議案及び報告はその種類を冠し、議案番号簿により文書担当課で種別ごとに一連番号を付する。
(発信者名)
第12条 文書の発信者名は、町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、決裁権限を有するものの職及び氏名又は町名を用いることができる。
2 庁内文書は原則として課長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
第3章 文書の収受及び配布
(到達文書の処理)
第13条 到達した庁外文書は文書担当課において受領し、次の各号に掲げる区分に従い処理しなければならない。
(1) 到達した文書は、開封しなければ主管課が判明しないものを除き、開封せず、主管課別にまとめて、文書主任に配布する。
(2) 親展文書、書留及び秘密の表示のある文書は、原則として開封せず特殊郵便物整理簿(様式第2号)に記載し、名宛て人又は主管課長に配布し受領印を徴する。
(3) 電報は、電報受付処理簿(様式第3号)に記載のうえ、他の文書に優先して取扱わなければならない。
2 前項の規定にかかわらず見積書及び請求書その他軽易な文書は、直接主管課で受領することができる。
3 2以上の課に関係のある文書は、文書担当課において最も関係の深いと認める課を決定する。この場合、配布を受けた課は、関係課へ回覧しなければならない。
4 主管の明らかでない文書は、文書担当課において、当該文書の主管課を決定する。
(総合行政ネットワーク文書の収受)
第13条の2 本町において受信した総合行政ネットワーク文書は、文書担当課において収受し、電子文書取扱者が、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
2 電子文書取扱者は、原則として定時に総合行政ネットワーク文書の着信の状況を確認しなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第13条の3 総合行政ネットワーク文書は、電子文書取扱者が、電子メールにより主管課に送信するものとする。
(執務時間外に到達する庁外文書の処理)
第14条 執務時間外に到達する庁外文書は、すべて宿日直警備員において受領し、宿日直日誌にその種別、件数を記録し、当該宿日直員の任務が終了したときに、文書担当課に引き継ぐものとする。
(郵便料金の不足又は未払の文書の処理)
第15条 到達文書のうち、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他主管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って受領することができる。
(電話等による聴取)
第16条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、口頭処理簿(様式第4号)に記載して処理するものとする。
(主管課が配布を受け、又は収受した文書の処理)
第17条 文書主任は、文書担当課から配布を受けた庁外文書及び直接主管課で収受した文書を、次の各号により処理しなければならない。
(2) 前号の処理を行なった庁外文書のうち、訴訟、不服申立て、その他到達の日時が権利の得喪、変更に関するものは収受時刻を記載すること。
(4) 誤配その他により課の所管に属さない文書があるときは、庁外文書については文書担当課に返付し、庁内文書については直接主管課に返付すること。
2 文書主任は、前各号の処理を行なったのち、当該文書を関係する担当係へ回付しなければならない。
3 担当係は、回付をうけた文書について閲覧後、供覧に付さなければならない。
4 主管課長は、文書を閲覧後遅滞なく処理させなければならない。
(受信した総合行政ネットワーク文書の取扱い)
第17条の2 文書主任は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、受信した当該文書を速やかに紙に出力しなければならない。
第4章 文書の起案及び合議
3 起案用紙には、決裁区分、保存年限、起案年月日等所定事項を必ず記載しなければならない。
4 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案文書には、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易かつ簡明に書くこと。
(2) 起案文書には、起案の要旨を簡明に記述し、必要により関係法規その他参考となる事項をその末尾に付記し、又は添付すること。
(3) 機密を要する文書には「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で明示すること。
(4) 書留、親展、内容証明等特別の扱いを必要とする起案文書については、その旨を明記すること。
(起案文書の決裁)
第19条 起案文書は、起案者より、回議を経て決裁を受けなければならない。また、回議に当たっては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案文書で至急に施行を要するもの及び事案が重要で、かつ説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
(2) 起案文書を代理決裁したものは、その認印の左上に朱書きで「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、さらに朱書きで「後閲」と記載しなければならない。
(1) 合議した事案に対して、協議の整わないときは、主管課長はその旨を付して上司の決裁を受けなければならない。
(2) 合議した事案が、当初の起案と異なって決裁されたとき、又は廃案となったときは、関係課にその旨を通知しなければならない。
3 起案文書の内容の重要な部分について修正をしたときは、修正者は原文を読み得る程度に残し、当該修正箇所に押印し、その修正の理由を余白に記載して明らかにしておかなければならない。
4 起案者は起案文書が決裁されたときは、当該文書の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。
(文書の審査)
第20条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主管課長の決裁を経た後、他の課に関係があるものは、さらに当該関係課の合議を経て、文書担当課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案
(2) 議案
(3) 法令及び町例規の解釈に関する事案
(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で、重要又は異例に属するもの
(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案
第5章 文書の浄書及び発送
(浄書及び照合)
第21条 決裁済文書で浄書を要するものは、次の各号により、浄書を行なわなければならない。
(1) かい書とすること。
(2) 用紙に規格又は様式のあるものは、これによること。
(3) 決裁済文書と照合し、誤りのあるときは、厳密に校正を行うこと。
(4) 秘密を要する文書を浄書するときは、浄書に用いたカーボン紙その他秘密の漏れるおそれがあるものは、すべて焼却等の方法により処分すること。
(5) 総合行政ネットワーク文書の浄書及び校合については、前各号の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの端末機(以下「端末機」という。)への入力をもって浄書とみなし、端末機に入力した内容と決裁原議との確認をもって校合とみなす。
(発送文書の形式)
第22条 発送を要する文書の形式は、別に定めがあるもののほか、文書記号等、施行年月日、宛先名及び発信者名を記載し、必要に応じて文書の下部余白に、当該文書に関わる事務を所管する部、課、係、担当者及び連絡先等を記載しなければならない。
(公印及び契印)
第23条 文書を施行しようとするときは、松前町公印規程(昭和62年規程第3号)の定めるところにより公印を押印し、重要な文書については、さらに契印で決裁文書と割印をしなければならない。ただし、次に掲げるものについて決裁者が認めた場合は、公印の押印を省略することができる。
(1) 庁内への文書
(2) 庁外への軽易な文書
3 契約書、登記文書その他綴じ替えを禁ずる文書には、その綴じ目に割印又は打抜機によるせん孔をしなければならない。
4 総合行政ネットワーク文書を送信するときは、地方公共団体組織認証基盤における松前町認証局の運営及び電子署名に関する規程(平成17年松前町訓令第7号)の定めるところにより、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易なものについては電子署名を省略することができる。
(文書の発送)
第24条 文書主任は、発送を要する庁外文書があるときは、文書発送伝票(様式第10号)に必要事項を記入し、封入、包装した文書とともに文書担当課に送付しなければならない。ただし、愛媛県庁及び中予地方局へ発送するものについては、別に定める。
2 文書主任は、課で市内特別郵便があると判明したとき又は相当数の町内定形郵便があるときは、直ちに文書担当課に通知するものとする。また、文書担当課は、速やかに各課へ通知するものとする。
(1) 郵送による場合においては、所定の箇所に郵便料金後納印等を押印し、郵便料金後納差出票(様式第11号)に必要な事項を記入して、午後1回郵便局に発送する。
(2) 使送による場合においては、別に定める方法により発送する。
(総合行政ネットワーク文書の発送)
第24条の2 総合行政ネットワーク文書は、電子文書取扱者が、交換システムにより発送するものとする。
第6章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書の整理保存の原則)
第25条 文書は、常に分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものについては、非常災害に際し、いつでも持出しのできるよう準備しておかなければならない。
3 前2項の文書のうち、印字して紙によることが合理的でない電子文書については、電子計算機等から磁気記録媒体へ適宜移し替える等の適当な方法を講じて整理したものを保管し、又は保存しなければならない。
(文書分類表)
第26条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表に従って分類しなければならない。
2 文書分類表は、大分類、中分類、小分類及び細分類による機能別分類を採用する。
3 文書主任は、次に示す事由が生じた場合は、文書分類表変更届(様式第11号の2)を用いて、文書管理担当課に申請しなければならない。
(1) 新たな事業が発生し、既存の文書分類表の分類項目にないタイトルが必要な場合
(2) 置換え及び廃棄の際に、簿冊の保存年限等を見直した場合
4 文書担当課は、前項の申請があったときは、変更内容を確認し、番号設定等を調整した上で、新たな文書分類表を作成する。
(保存年限)
第27条 文書の種類及び保存年限は、法令に定めるもののほか、別表のとおりとする。ただし、主管課長において特に必要と認めるときは、文書担当課長と協議の上、保存年限を伸縮することができる。
(保存年限の起算日)
第28条 文書の保存年限は、会計年度や暦年単位の簿冊にかかわらず、当該簿冊が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
(文書の整理)
第29条 文書の整理は、原則として簿冊により行うものとする。
2 簿冊には、次に掲げる事項を設定しなければならない。
(1) 常用区分
(2) 作成年度
(3) 完結年度
(4) 分類番号
(5) 細分類名
(6) サブタイトル
(7) 保存年限
(8) 廃棄年度
(9) 所属名
4 簿冊内文書検索のため、簿冊ごとに文書目録(様式第14号)を作成しなければならない。ただし、文書の種類により文書目録が不要と判断されるもの及び1年保存文書についてはこの限りでない。
(簿冊の編さん)
第30条 完結した簿冊は、次の各号に定める方法により主管課で編集製本するものとする。
(1) 会計年度(暦年で整理保管することが適当なものは暦年)により編集する。
(2) 完結年月日の順に整理し、同一件名の文書は完結文書が最上位になるよう編集する。
(主管課における保管)
第31条 文書は、第35条第1項の規定による文書を除くほか、すべて主管課において、整理し、保管しなければならない。
(簿冊の登録)
第32条 文書主任は、毎年6月に前年度に完結した簿冊の名称等を、文書担当課から送付される保管簿冊通知書を加除することにより作成し、文書担当課に提出しなければならない。
2 文書担当課は、提出された保管簿冊通知書の内容を、簿冊目録に登録する。
3 文書担当課は、タイトルラベルを作成し、各課に配布する。
(常用簿冊)
第33条 主管課長は、次に掲げる簿冊を常用簿冊として指定することができる。
(1) 通年簿冊
(2) 台帳、名簿等課内に常置して利用する簿冊
(簿冊の置換え)
第34条 文書主任は、前条に規定する完結文書を、原則として、当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度終了後の5月に、書庫に異動させるべき一覧表である簿冊保存指示書により、書庫へ異動させるものとする。
(保存簿冊の引継ぎ)
第35条 主管課長は、整理の終わった保存年限10年以上の簿冊は、翌年度(会計、税務に関する文書は翌々年度)6月末までに完結文書引継書(様式第16号)2通と共に文書担当課長に引き継がなければならない。
2 文書担当課長は、前項の規定により引継ぎを受けた文書について、形式、内容等の適否を審査し、適当と認めたものについては、完結文書引継書1通に受領印を押して主管課長に返送し、それぞれ各1通を保有するものとする。また、不適当と認めたものについては、主管課と協議して適当な処置をとらなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、人事、戸籍及び税務に関するものその他主管課長が必要と認めるものは、主管課で保存することができる。
3 閲覧する文書は、いかなる理由があっても、抜取り、取替え、増綴、訂正又は転貸をしてはならない。
(職員以外の者の文書の閲覧等)
第37条 文書は、職員以外の者に謄写させ、閲覧させ、若しくはその写しを与え、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課等の長の許可を受けたときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第38条 文書の廃棄は、毎年7月に行うものとし、文書担当課の指示のもと各課において行う。
2 文書の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 文書担当課は、毎年6月に簿冊廃棄指示書を作成し、各課に配布する。
(2) 各課は、簿冊廃棄指示書に基づき作業を実施し、その結果を作業結果報告書として取りまとめ、所属長の決裁を受けた後、その写しを文書担当課に提出する。
(3) 文書担当課は、廃棄作業結果報告を受けて、廃棄簿冊目録への登録を行う。
(4) 文書の廃棄に当たっては、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに焼却、裁断等の処置をとらなければならない。
(5) 前号の文書のうち、電子文書については、その内容を完全に削除する等の適当な方法で廃棄しなければならない。
(マイクロフィルムによる文書の保管等)
第39条 文書は、マイクロフィルムに撮影して、当該文書の原本に代えて保管し、又は保存することができる。
2 文書をマイクロフィルムに撮影する場合の手続及び文書を収録したマイクロフィルムの取扱いについては、別に定める。
(補則)
第40条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この規程は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成12年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成15年7月31日訓令第3号)
この訓令は、平成15年8月1日から施行する。
附則(平成17年4月1日訓令第8号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成17年7月30日訓令第16号)
この訓令は、平成17年8月1日から施行する。
附則(平成19年4月1日訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年12月28日訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成20年4月1日訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成21年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成21年10月13日訓令第24号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成23年1月24日訓令第2号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行し、改正後の松前町文書管理規程第3条及び第25条第3項の規定は、平成23年4月1日を保存年限の起算日とする文書から適用する。
附則(平成24年10月9日訓令第9号)
この訓令は、公表の日から施行し、平成24年10月1日から適用する。
附則(平成26年3月26日訓令第2号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月28日訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年6月29日訓令第7号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(令和2年3月31日訓令第2号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年6月16日訓令第7号)
この訓令は、公表の日から施行する。
別表 文書保存年限基準表
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| 文書の種類 |
第1種 | 永年保存 | 1 条例、規則その他例規の原議書 2 告示、公告に関する重要なもの 3 国等の行政機関からの令達、通達、許可書、認可書等及び国等の行政機関への上申、報告、往復文書で将来の証拠として重要なもの 4 町政の沿革及び町誌の資料となる重要なもの 5 町及び字の配置分合、境界及び名称変更に関するもの 6 町議会の会議録、議決書、その他特に重要なもの 7 協定書、契約書、覚書、財産の取得又は処分、権利の譲渡及び又は取得等で将来の証拠として重要なもの 8 登記、訴訟、不服申立、和解、あっせん、調停、仲裁及び審査請求に関するもの 9 町行政の基本的な計画書及びその実施に関するもので重要なもの 10 調査資料及び統計資料等で特に重要なもの 11 主要施設の設置及び廃止に関するもので重要なもの 12 予算、決算及び出納に関するもので特に重要なもの 13 町有財産及び町債に関するもので特に重要なもの 14 職員の任免、賞罰及び履歴書等人事に関するもので重要なもの 15 事務引継に関するもので重要なもの(町長、副町長) 16 褒賞及び儀式に関するもので重要なもの 17 その他永年保存の必要があると認められるもの |
第2種 | 10年保存 | 1 告示、公告で永年保存の必要のないもの 2 支出命令書、領収書その他証拠書類 3 原簿、台帳で重要なもの 4 決算の終った金銭出納に関する重要なもの 5 補助金、交付金に関する重要なもの 6 町税その他の各種公課に関する重要なもの 7 寄付受納に関するもの 8 永年保存のうち、永年保存の必要がないと認められるもの 9 その他10年保存の必要があると認められるもの |
第3種 | 5年保存 | 1 町税その他の徴収に関するもの 2 陳情、請願に関するもの 3 補助金、交付金で10年保存以外のもの 4 調査、統計等で永年保存以外のもの 5 照会、回答、報告、証明等に関するもの 6 願、届に関するもので重要なもの 7 食糧費執行伺に関するもの 8 金銭出納に関するもの 9 文書件名簿 10 その他5年保存の必要があると認められるもの |
第4種 | 3年保存 | 1 職員の勤務に関するもの(宿日直日誌、出勤簿、出張命令簿、時間外勤務、休暇願簿) 2 官報、県公報 3 予算編成に関する書類 4 物品の売買契約に関するもの 5 その他3年保存の必要があると認められるもの |
第5種 | 1年保存 | 1 運行日誌 2 軽易なもの(一時通知、照会等で他日参照を要しないもの) 3 永年保存、10年保存、5年保存、3年保存に属さないもの |
様式第15号 削除